English
Đối với các doanh nghiệp vừa bắt đầu tham gia thương mại quốc tế, một trong những thách thức phổ biến nhất là chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ xuất khẩu đầy đủ và chính xác. Việc thiếu hoặc sai chứng từ có thể dẫn đến chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí bổ sung, hoặc thậm chí mất khách hàng ở thị trường nước ngoài.
Bài viết này Noble Network sẽ cung cấp danh sách kiểm tra rõ ràng và thực tiễn về những chứng từ xuất khẩu thiết yếu mà bất kỳ doanh nghiệp xuất khẩu mới nào cũng cần biết.
I. Các Tài Liệu Xuất Khẩu Thiết Yếu Cho Mọi Lô Hàng
1. Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Thỏa thuận chính thức giữa người bán và người mua.
-
Ghi rõ mô tả sản phẩm, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms) và trách nhiệm của các bên.
-
Lưu ý: Đảm bảo hợp đồng được ký bởi cả hai bên và phù hợp với Incoterms đã thống nhất (ví dụ: FOB, CIF).
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Là hóa đơn chính thức do nhà xuất khẩu phát hành cho nhà nhập khẩu.
-
Bao gồm: mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán, thông tin người bán/người mua.
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Mô tả phương pháp đóng gói, số lượng kiện/thùng, trọng lượng cả bì/tịnh, và kích thước.
-
Hỗ trợ cơ quan hải quan và đơn vị vận chuyển kiểm tra thông tin lô hàng.
4. Tờ khai hải quan xuất khẩu (Export Customs Declaration)
Khai báo điện tử với cơ quan hải quan địa phương (ví dụ: VNACCS/VCIS tại Việt Nam và Mỹ).
-
Bắt buộc để hàng hóa được thông quan hợp pháp.
5. Vận đơn đường biển (B/L) hoặc Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)
Được phát hành bởi hãng vận tải hoặc công ty giao nhận.
-
Là biên lai nhận hàng và hợp đồng vận chuyển.
-
Gồm: Vận đơn đường biển (Sea B/L), Vận đơn hàng không (Air Waybill), hoặc House B/L, tùy phương thức vận tải.
-
Lưu ý: Chọn đúng loại B/L dựa trên phương thức vận chuyển và phương thức thanh toán (ví dụ: L/C so với open account). Có thể cần nhiều vận đơn khi sử dụng vận tải đa phương thức.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Xác nhận xuất xứ hàng hóa từ Việt Nam và Mỹ.
-
Cần thiết để được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu ở các nước nhập khẩu theo các FTA (ví dụ: EVFTA, CPTPP).
-
Các mẫu C/O khác nhau tùy thị trường: Form A, B, D, E, AJ, AK, CPTPP, EUR.1… Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ để chọn mẫu phù hợp nhất với sản phẩm.
7. Giấy chứng nhận kiểm dịch/kiểm định (nếu cần)
Ví dụ:
-
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) cho hàng hóa có nguồn gốc thực vật.
-
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate) cho sản phẩm động vật.
-
Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) cho gỗ hoặc nông sản.
II. Các Tài Liệu Bổ Sung (Tùy Trường Hợp)
| Tài liệu | Khi nào sử dụng |
|---|---|
| Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) | Khi người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm (ví dụ: Incoterm CIF) |
| Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality) | Khi người mua yêu cầu đảm bảo chất lượng |
| Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity) | Thường áp dụng với hàng hóa số lượng lớn |
| Chứng từ thanh toán (Swift, L/C, v.v.) | Để xác nhận giao dịch quốc tế với ngân hàng hoặc người mua |
| Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Freesale) | Áp dụng cho một số hàng tiêu dùng nhằm chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu |
III. Danh Sách Kiểm Tra Nhanh Dành Cho Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Lần Đầu
– Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Phiếu đóng gói (Packing List)
– Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
– Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
– Giấy kiểm dịch/kiểm định (nếu cần)
– Giấy chứng nhận bảo hiểm, chất lượng hoặc lưu hành tự do (tùy yêu cầu)
Mẹo: Lưu trữ tất cả tài liệu dưới dạng PDF có chữ ký và sắp xếp theo hệ thống điện tử để dễ dàng chia sẻ và theo dõi.
Kết Luận
Chứng từ xuất khẩu là nền tảng của thương mại quốc tế. Một bộ hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và chính xác giúp quá trình thông quan nhanh hơn, tạo niềm tin với người mua và ngân hàng, đồng thời tránh rủi ro không đáng có.
Nắm vững danh sách kiểm tra này, doanh nghiệp sẽ sớm xuất khẩu thành công và chuyên nghiệp. Để được hỗ trợ kịp thời, vui lòng liên hệ ngay với Noble Network nếu chị có bất kỳ câu hỏi nào.
Noble Network luôn mong muốn được đồng hành cùng Quý khách hàng và đối tác, sẵn sàng hỗ trợ và chia sẻ giải pháp hữu ích bất cứ khi nào Quý vị cần đến chúng tôi.